Как минимизировать риски проекта

Наталья Смирнова

Почему даже идеально спланированный и расписанный по дням и часам проект часто идет совсем не так, как задумывалось? Виной всему – какие-то непредвиденные обстоятельства, неожиданно произошедшие события, которые в итоге либо приводят к затягиванию сроков реализации проекта, росту его стоимости, либо сводят "на нет" весь проект. Такие события именуются рисками проекта, и их все невозможно предугадать. Тем не менее, выявив наиболее вероятные и значимые из них можно значительно повысить вероятность успешного выполнения задуманного проекта. Данная статья посвящена выявлению и управлению рисками абсолютно любого проекта.

Подготовка

Любой проект связан с рисками – этот факт был известен Ларисе Емельяновой, которая занималась пошивом вечерних платьев. Не так давно она стала замечать, что к ней в офис стали поступать звонки не только по заказу вечерних туалетов, но и для пошива свадебных платьев, чем она раньше не занималась. Когда по этому вопросу ей за месяц позвонило около 6 клиенток, то она поняла, что это, скорее всего, не случайность, а закономерность. А потому она решила начать шить и свадебные платья тоже. Это занятие было для нее абсолютно новым, поэтому г-жа Емельянова подошла к изготовлению первого свадебного платья как к отдельному проекту.

Поскольку пошив свадебного платья имел для нее большое значение, то она не хотела, чтобы какие-либо неприятности помешали его успешной реализации. Именно поэтому подготовку к проекту, помимо планирования работ, составления плана-графика проекта и его бюджета, Лариса начала с выявления возможных рисков.

Надо сказать, что на этом этапе учитываются абсолютно все возможные риски, которые только могут прийти в голову (в пределах разумного), так как оценка вероятности рисковых ситуаций будет производиться на следующем этапе.

Для выявления рисков удобно использовать диаграмму Исикавы. Эта диаграмма относится к типу причинно-следственных диаграмм, с помощью которых выявляются факторы, воздействующие на результат проекта. Так, справа указывается возможный результат, а слева, на каждой ветке диаграммы, указываются воздействующие на него факторы, причем каждая ветка представляет собой отдельный тип влияющих факторов. В нашем примере в качестве результата Лариса указала "срыв проекта", а факторы риска она разделила на несколько категорий, в зависимости от источника риска (см. Рисунок 1):

• Поставщик
• Исполнитель
• Клиент
• Внешняя среда

Далее в каждой категории Лариса выделила возможные, с ее точки зрения, риски. Например, к рискам поставщика она отнесла возможный брак и задержки поставки товара.

Расставляем приоритеты

После проделанной работы все риски необходимо ранжировать по степени вероятности: чем выше возможность того, что риск реализуется, тем выше будет его оценка. Ранжирование рисков удобно выполнять в таблице, как, например, в Таблице 1. Для оценки рисков можно использовать как 5-балльную, так и 10-балльную шкалы. Однако при применении 10-балльной шкалы результат будет точнее.

Рисунок 1. Диаграмма Исикавы для выявления рисков проекта пошива свадебного платья

Лариса оценивала риски следующим образом. Она знала, что будет вынуждена работать с новым поставщиком тканей, так как имеющиеся поставщики не имели в ассортименте специальных тканей для свадебных платьев и фаты. Это означало, что риски от привлечения поставщика будут велики – ведь она никогда с ним не работала. Тем не менее, поставщик был иностранной компанией, довольно долго работающей на рынке, поэтому Лариса оценила его риск в 7 баллов из 10.

Что касается рисков по исполнителю, то она знала, что платье будет шить сама, а, учитывая свой 15-летний опыт в этой сфере, г-жа Емельянова оценила свои риски по минимуму.

Невесту Лариса знала уже 4 года – это была одна из ее постоянных клиенток. Она всегда вовремя оплачивала заказ, никогда от него не отказываясь, поэтому и риски по клиенту были оценены как низкие.

Что касается рисков, связанных с изменениями внешней среды, то прогнозировать в этой области было сложно: экономическая ситуация в РФ относительно стабильна, но, как считала Лариса, все может случиться, поэтому риски в этой сфере она оценила немного выше.

№ п/п	Риск	Оценка (по 10-балльной шкале)
1.	Задержка поставки	7
2.	Брак поставщика	7
3.	Задержка выполнения	1
4.	Брак исполнителя	1
5.	Отказ клиента от заказа	1
6.	Задержка оплаты клиентом	1
7.	Экономический кризис в РФ	3
8.	Повышение пошлин на ввоз тканей из страны поставщика	3
9.	Запрет на импорт тканей из страны поставщика	3

Табл. 1. Оценка рисков проекта пошива свадебного платья

Проанализировав риски, Ларисы выявила самые важные из них – риски, связанные с новым поставщиком. Теперь необходимо было разработать антирисковые мероприятия.

Подготовка к неприятным сюрпризам

Оценить риски – еще не значит быть к ним готовым. На каждый риск нужно разработать антирисковые мероприятия, причем в первую очередь – именно для тех рисков. Наступление которых наиболее вероятно. Надо отметить, что одним из важнейших критериев разработки антирисковых мероприятий является то, что:

• стоимость этих мероприятий не должна превышать эффект от них;
• антирисковые мероприятия не должны вызвать новые, ее большие риски;
• разработка антирисковых мероприятий не должна стать самоцелью: новые действия порождают новые риски, и разработать стратегию реагирования на абсолютно все риски невозможно;
• антирисковые мероприятия не должны сорвать сроки проекта.

Существует несколько вариантов антирисковых мероприятий:

1. нацеленные на недопущение риска
2. нацеленные на минимизацию негативных последствий риска

Обычно для каждого риска разрабатываются мероприятия обоих видов.

Итак, выявив самые значимые риски своего нового проекта, Лариса приступила к разработке антирисковых мероприятий. На этом этапе она также записывала все приходящие ей на ум способы избежать рисков, связанных с новым поставщиком (см. Таблицу 2).

№ п/п	Риск	Антирисковые мероприятия
1.	Задержка поставки	а) Ускорение изготовления платья, работа свыше 8 часов в день б) Договоренность с другим поставщиком
2.	Брак поставщика	а) Договоренность с другим поставщиком б) Исправление брака вручную в) Прописание условий быстрой замены брака в договоре

Таблица 2. Разработка антирисковых мероприятий для наиболее вероятных рисков по проекту

После того, как мероприятия были придуманы, их надо было оценить с точки зрения приемлемости. Так, для оценки антирисковых мероприятий Лариса разработала несколько факторов для сравнения их между собой. Такими факторами стали:

1. Срок проведения мероприятия.
2. Стоимость мероприятия.
3. Сложность проведения мероприятия.
4. Возможные негативные последствия.
5. Степень влияния на снижение риска.

Каждое антирисковое мероприятие оценивалось Ларисой по 10-балльной шкале: чем выше оценка, тем более предпочтительно то или иное мероприятие по сравнению с остальными (см. табл. 3).

Антирисковое мероприятие	Срок проведения мероприятия	Стоимость мероприятия	Сложность мероприятия	Возможные негативные последствия	Степень влияния на снижение риска	Суммарный балл
Ускорение изготовления платья, работа свыше 8 часов в день	10 (срок изготовления платья в часах не изменится, просто придется больше часов работать в день)	9 (Ларисе это ничего не будет стоить, кроме уменьшения личного времени)	5 (работать сверхурочно сложнее)	6 (из-за усталости Лариса может допустить ошибки в работе)	7 (если поставщик сильно задержит поставку, это мероприятие не спасет)	37
Договоренность с другим поставщиком	9 (найти запасного поставщика в этой области нетрудно)	9 (Ларисе это ничего не будет стоить, кроме уменьшения личного времени)	9 (найти запасного поставщика в этой области нетрудно)	5 (запасной поставщик может выдвинуть более высокие цены или также не поставить товар вовремя)	7 (если запасной поставщик тоже задержит поставку, это не решит проблемы)	39
Исправление брака вручную	5 (в зависимости от брака, его исправление может занять довольно длительное время)	6 (в зависимости от брака, его исправление может потребовать дорогостоящего материала и оборудования)	5 (в зависимости от брака, его исправление может быть достаточно сложным)	5 (возможно, брак будет слишком сложным, и его не удастся исправить)	5 (последствия риска могут быть не до конца устранены или не устранены вообще)	26
Добавление в договор условий быстрой замены брака	9 (согласование условий – достаточно быстрая процедура, по опыту Ларисы)	9 (прописание условий в договоре не несет дополнительных затрат)	9 (согласование условий – достаточно быстрая процедура, по опыту Ларисы)	8 (поставщик может не соблюсти условия договора)	7 (поставщик может задержать замену брака)	42

Таблица 3. Оценка антирисковых мероприятий по проекту

Таким образом, Лариса выбрала лучшие способы реагирования на 2 риска: брак поставщика и задержка поставки. Этими мероприятиями стали:

• ускорение изготовления платья, работа свыше 8 часов в день;
• договоренность с другим поставщиком;
• добавление в договор условий быстрой замены брака.

Включение антирисковых мероприятий в план по проекту

Теперь, когда антирисковые мероприятия были выбраны, оставалось их включить в план работ по проекту как с точки зрения их продолжительности, так и их стоимости. Теперь последовательность работ по проекту будет выглядеть иначе (см. Таблицу 4).

Поскольку введение разработанных антикризисных мероприятий не увеличивает стоимость проекта, то оно скажется лишь на сроках реализации проекта. Так, а таблице 4 в скобках показано количество дней, на которое, по прогнозам Ларисы, проект может затянуться в связи с выполнением антирисковых мероприятий.

Первичный план работ по проекту

План работ с учетом антирисковых мероприятий

Выбрать модель платья. Снять мерки с клиентки Подобрать и согласовать с клиенткой материал платья Выбрать поставщика Заключить контракт с поставщиком Заказать материал у поставщика Проверить полученный материал Сшить платье Произвести примерку Подкорректировать платье Произвести окончательную примерку

Выбрать модель платья. Снять мерки с клиентки Подобрать и согласовать с клиенткой материал платья Выбрать основного поставщика и запасного поставщика (+2 дня) Обговорить условие быстрой замены брака в договоре и заключить контракт с основным поставщиком (+1 день) Заключить условную сделку с запасным поставщиком (+1 день) Заказать материал у поставщика (Если поставщик затягивает сроки) заказать материал у запасного поставщика (+1 день) Проверить полученный материал Уведомить поставщика о браке (+1 день) Принять новый материал и передать бракованный обратно поставщику (+1 день) Сшить платье (- 2 дня, если работать по 10 часов в день) Произвести примерку Подкорректировать платье Произвести окончательную примерку

Таблица 4. Изменение работ по проекту с введением антирисковых мероприятий

Итак, в случае реализации обоих рисков проект затянется всего лишь на 5 дней (с учетом ускорения процесса пошива платья). Если такие сроки устраивают клиентку, проект принимается к исполнению. Если же 5 дней критичны для клиентки, тогда Ларисе придется искать способы ускорения выполнения работ по проекту, например:

• шить платье в случае задержки поставщика, работая не по 10, а по 12 часов. Тогда Лариса сэкономит 1 день;
• выбрать модель платья и снять мерки с клиентки в один день, тогда Лариса сэкономит еще 1 день
• зранее подобрать нескольких возможных поставщиков, до начала проекта, тогда можно будет сократить его длительность еще на 2 дня

В результате таких действий проект затянется в худшем случае на 1 день. Если же возможно начать проект раньше, то желательно начинать его с запасом в 2-3 дня, тогда с высокой вероятностью проект будет выполнен качественно и в срок, несмотря на риски.

Что касается финансового результата внедрения антирисковых мероприятий, то Лариса легко посчитала эффект от их введения. Если проект выполнялся бы без них и риски, связанные с поставщиком, реализовались, Лариса могла бы потерять заказ в 10 000 руб., а также, вполне возможно, должна была бы выплатить клиентке неустойку. Если учесть, что в среднем Лариса выполняла в месяц 3-4 подобных заказа, то провал проекта привел бы к потере, равной ? месячной выручки. Учитывая, что на внедрение антирисковых мероприятий Лариса практически ничего не тратила, выгода от введения этих мероприятий была очевидна. Кроме того, довольная клиентка могла рассказать о новом платье знакомым, что привело бы их к Ларисе, а она бы получила дополнительное количество заказов. Поэтому эффект от антирисковых мероприятий может быть гораздо более значительным, чем скоращение вероятности потери 10 000 руб.

Краткие рекомендации

Не стоит разрабатывать множество антирисковых мероприятий на каждый возможный и невозможный риск по проекту. В противном случае вы получите огромный перечень работ по проекту, увеличивающий срок его выполнения раза в 2 минимум. Это отвлекает внимание от основной цели проекта, сосредотачивая ресурсы на предотвращении возможных негативных последствий.

Поэтому принцип Парето 80/20 как нельзя более уместен при оценке рисков и разработке мероприятий по их предотвращению. Так, при разработке антирисковых мероприятий следует выбрать те 20% рисков, которые оказывают 80% влияния на успех или провал проекта, а на эти риски разработать антирисковые мероприятия. При этом из всего перечня мероприятий следует опять же выбрать только 20%, которые предотвращают 80% рисков.

Версия для печати	Вернуться на сайт