Бизнес-процессы и оргструктура / Процессные и структурные регламенты

Положение об исполнении импортной сделки

« Назад   ||    Скачать / Открыть в формате MS Word

Утверждаю

Генеральный директор

компании _________________

____________________ Ф.И.О.

"___" __________ 20__ года

Пример фрагмента документа

Положение об исполнении импортной сделки

1. Общие положения

1.1 Назначение

Положение об исполнении импортной сделки в ________________ (далее Положение) предназначено для распределения ответственности и определения механизмов внутреннего взаимодействия подразделений и должностных лиц компании при исполнении импортных сделок.

1.2 Область применения

Положение регламентирует последовательность выполнения и содержание основных процедур, которые выполняются при исполнении импортной сделки в следующем составе:

  1. Проработка сделки;
  2. Подготовка и подписание Документов;
  3. Подготовка карточки сделки и учет исполнения сделки;
  4. Подготовка паспорта сделки и сведений о договоре;
  5. Выезд на инофирму и приемка груза;
  6. Организация доставки груза комитенту;
  7. Подготовка документов для таможни;
  8. Проведение расчетов с таможней;
  9. Осуществление таможенной очистки;
  10. Ведение учетных карточек товара и карточек платежа;
  11. Проведение расчетов с комитентом;
  12. Проведение расчетов с инофирмой;
  13. Проведение расчетов с прочими внешними организациями;
  14. Выполнение шеф-монтажных работ;
  15. Подготовка отчета комиссионера ;
  16. Обеспечение гарантийного обслуживания;
  17. Выполнение претензионной работы;

Данное Положение должны знать и использовать в своей работе следующие структурные подразделения компании:

  1. Коммерческий департамент (КД);
  2. Финансовый департамент (ФД);
  3. Отдел логистики и таможенного оформления (ОЛиТО);
  4. Юридический отдел (ЮО).
  5. ………...

1.3 Ограничения

  1. Данное Положение описывает типовую схему исполнения импортной сделки.
  2. При реализации нетиповых, сложных и новых сделках, а так же при возникновении форс-мажорных ситуаций схема реализации, распределения ответственности и механизмов взаимодействия, описанных в Положении могут быть скорректированы под конкретную ситуацию.
  3. Данная корректировка осуществляется в случае признания ее целесообразности и согласуется с Коммерческим директором.

2. Описание процедур исполнения импортного контракта

1. Проработка сделки

1.1. При получении запроса на поставку товара Старший менеджер коммерческого департамента (далее Исполнитель):

  • Не позднее следующего дня после получения запроса дает промежуточный ответ комитенту с подтверждением получения запроса и ориентировочной даты отправки ему предложения;
  • Проводит проработку запроса с инофирмой, в случае необходимости ищет новые инофирмы;
  • Согласовывает и получает коммерческие предложения от инофирмы;
  • В случае необходимости прорабатывает условия поставки с ОЛиТО;
  • Прорабатывает коммерческое предложение инофирмы и, не позднее 7-ми дней с даты получения запроса, направляет его комитенту. В случае невозможности дать предложение в указанный срок, дает еще раз промежуточные ответ.

1.2. Порядок проработки условий поставки с ОЛиТО:

  • Исполнитель готовит за подписью Коммерческого директора СЗ и направляет ее через Секретариат в ОЛиТО с запросом стоимости доставки. В СЗ должно быть указано:
    • наименование товара;
    • код ТНВД;
    • количество мест товара, вес брутто и габариты каждого места;
    • необходимость получения сертификата;
    • условия поставки;
    • место отгрузки;
    • место назначения;
    • стоимость контракта;
    • существующие ограничения по доставке, перевалке и упаковке груза;
  • Согласно поступившей СЗ ОЛиТО готовит и направляет запрос транспортным экспедиторам о возможностях, условиях и стоимости транспортировки груза. На основе полученных предложений ОЛиТО выбирает транспортного экспедитора, разрабатывает несколько вариантов схем доставки, рассчитывает их стоимость, рассчитывает стоимость таможенной очистки. Стоимость доставки и таможенной очистки должны быть рассчитаны на период ожидаемой транспортировки груза. Данная информация в виде СЗ на имя Коммерческого директора (через секретариат) передается Исполнителю департамента.
  • Срок исполнения: согласно СЗ.

1.3. Порядок финансовой проработки запроса:

  • Условия платежа Исполнитель согласует с Отделом валютных и экспортно-импортных операций Финансового департамента;
  • В случае необходимости Финансовый директор совместно с Коммерческим директором рассматривает иные способы оплаты;
  • Исполнитель согласует с Финансовым директором экономическую целесообразность контракта.

1.4. На основе расчета стоимости доставки и таможенного оформления и предложений по условиям оплаты Исполнитель формирует коммерческие условия контракта и оформляет коммерческие предложения, которые предоставляет на рассмотрение комитенту. На их основании комитент принимает решение о закупке и согласовывает с Инженером условия контракта.

2. Подписание Документов

2.1. После получения согласия от комитента на подписание контракта, Исполнитель готовит контракт в 3-х экземплярах (2 оригинала и 1 визовой);

2.2. Одновременно, в случае выбора новой инофирмы, Исполнитель готовит договор – комиссии с комитентом;

2.3. Исполнитель передает Документы на визирование:

  • В Юридический отдел: Начальник юридического отдела визирует Документы в части соответствия сделок действующему Законодательству Российской Федерации и международным соглашениям;
  • В ОЛиТО: Начальник ОЛиТО визирует Документы в части соответствия условиям транспортировки и страхования груза;
  • В Финансовый департамент: Начальник Отдела валютных и экспортно-импортных операций визирует Документы в части правильности условий платежа и его гарантий;
  • Визируется Финансовым директором в части использования финансовых средств компании.
  • Срок исполнения: в день предоставления для визирования.

2.4. В случае задержки сроков рассмотрения и визирования Документов Исполнитель информирует об этом через Секретариат в виде СЗ Коммерческого директора , который связывается с руководителем соответствующей службы или подразделения, выясняет причину и определяет новые сроки завершения рассмотрения Документов.

2.5. После получения указанных виз Исполнитель передает на подпись Коммерческому директору оригинал Документа вместе с визовым экземпляром.

2.6. В случае необходимости подписания Документов вышестоящими руководителями, Коммерческий директор визирует Документы и Исполнитель передает их на подпись Генеральному директору.

2.7. Исполнитель получает номера Документов у Заместителя Финансового директора.

2.8. Исполнитель высылает два оригинала документов, подписанных со стороны компании на подпись соответствующим контрагентам: комитенту – договор комиссии, инофирме–контракт, с просьбой подписать и вернуть 1 оригинал Документов.

2.9. В случае подготовки дополнительных приложений к существующим Документам, процедура согласования и подписания Документов аналогична описанной выше.

2.10. Оригиналы Документов и визовой экземпляр Исполнитель передает для хранения под роспись Заместителю Финансового директора.

3. …………………

Согласовано:

Коммерческий директор

____________/Ф.И.О./

«____»______________2003 г

Финансовый директор

___________/Ф.И.О./

«____»______________2003 г.

Начальник юридического отдела

___________/Ф.И.О./

«____»______________2003 г.

Исполнительный директор

____________/Ф.И.О./

«____»______________2003 г.

« Назад   ||

 Версия для печати

 Версия для презентаций