Регламентирующие документы / Административно-хозяйственное обеспечение

Должностная инструкция Секретаря-машинистки

« Назад   ||    Скачать / Открыть в формате Microsoft Word

Утверждаю
Генеральный директор
компании _________________
____________________ Ф.И.О.
«___» __________ 20__ года

I. Общие положения

     1. Секретарь-машинистка относится к категории технических исполнителей.

     2. На должность секретаря-машинистки назначается лицо, начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

     3. Назначение на должность секретаря-машинистки и освобождение от нее производится приказом директора предприятия.

     4. Секретарь-машинистка должна знать:

     4.1. Постановления, распоряжения, приказы, положения, инструкции другие руководящие и нормативные документы по ведению делопроизводства.

     4.2. Структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений.

     4.3. Машинопись.

     4.4. Правила орфографии и пунктуации.

     4.5. Порядок расположения материала при печатании различных документов.

     4.6. Правила печатания деловых писем с использованием типовых форм.

     4.7. Правила эксплуатации пишущих машинок, диктофонов, магнитофонов.

     4.8. Правила пользования приемно-переговорными устройствами.

     4.9. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

     4.10. Основы организации труда.

     4.11. Законодательство о труде и охране труда Российской Федерации.

     4.12. Правила внутреннего трудового распорядка.

     4.13. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

     5. Секретарь-машинистка подчиняется непосредственно Заместителю генерального директора по общим вопросам.

     6. На время отсутствия секретаря-машинистки (болезнь, отпуск, пр.) ее обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

     Секретарь-машинистка:

     1. Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений.

     2. Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников.

     3. Организует телефонные переговоры руководителя.

     4. Принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие руководителя принятые сообщения и доводит их до его сведения.

     5. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрация), ведет и оформляет протоколы.

     6. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.

     7. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.).

     8. Печатает по указанию руководителя различные материалы.

     9. Ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает ее после рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.

     10. Следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.

     11. Принимает документы на подпись руководителю.

     12. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

     13. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

     14. Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы.

     15. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

III. Права

     Секретарь-машинистка имеет право:

     1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающихся ее деятельности.

     2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

     3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.

     4. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от подразделений и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения ее должностных обязанностей.

     5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных прав и обязанностей. Секретарь-машинистка имеет право:

     1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающихся ее деятельности.

     2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

     3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.

     4. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от подразделений и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения ее должностных обязанностей.

     5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных прав и обязанностей.

IV. Ответственность

     Секретарь-машинистка несет ответственность:

     1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

     2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

     3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

     Заместитель генерального директора по общим вопросам:

      

____________________/Ф.И.О./

«__»__________20__ г.

« Назад   ||

 Версия для печати

 Версия для презентаций