Быстрое описание процессов - БОП

Быстрое описание процессов - БОП

Область применения технологии быстрого описания бизнес-процессов

Технология быстрого описания процессов (БОП) предназначена для одновременного описания всех или большого количества процессов предприятия в короткие сроки и с минимальными затратами, включающими в себя:

  • временные и финансовые затраты, связанные с работой внутренних специалистов по описанию процессов;
  • стоимость приобретения и использования программных средств бизнес-моделирования;
  • стоимость привлечения внешних консультантов к работам по описанию деятельности организации.

Так как объем работ по описанию бизнес-процессов сильно не зависит от размеров компании, то решение данной задачи становится наиболее проблематичным для компаний малого бизнеса. Причина этого в том, что, как правило, малый бизнес начинает испытывать большую потребность в формализации и описании своей деятельности по мере роста и развития, но не способен, в отличие от среднего и крупного бизнеса, выделить на эту задачу необходимые ресурсы, в частности, финансовые.

Практический опыт применения технологии быстрого описания процессов в российских и западных компаниях в период с 1996 по 2009 гг. показал ее эффективность, в особенности для компаний малого бизнеса.

Содержание технологии быстрого описания бизнес-процессов

Основой технологии быстрого описания процессов является использование двух инструментариев: методологического и программного.

Методологический инструментарий основан на использовании упрощенной методики описания процессов по сравнению с обычными современными методологиями бизнес-моделирования. В рамках последних описываются такие элементы процесса как:

  • перечень подпроцессов и их вертикальная иерархия;
  • входы и выходы подпроцессов, представляющие информационные и материальные потоки;
  • последовательность подпроцессов.

В этом случае процессная модель наряду с вертикальными иерархическими связями содержит горизонтальные потоки между подпроцессами, составляющими процесс. Такой подход процессного моделирования часто называют "горизонтальным" описанием деятельности (см. рис. 1), а по причине того, что он требует большого времени и трудозатрат, его еще называют "сложным".

Рисунок. 1. Вертикальное и горизонтальное описание бизнес-процессов

Рисунок. 1. Вертикальное и горизонтальное описание бизнес-процессов

В упрощенной методологии моделирования процессов используется "вертикальное" описание, при котором описываются только перечень подпроцессов и их вертикальная иерархия. Техника "вертикального" описания на порядок более быстрая и менее трудозатратная по сравнению с техникой "горизонтального" описания.

Программный аспект быстрого описания основан на упрощенном текстовом вводе информации о процессе в программный продукт, используемый для описания бизнес-процессов, и автоматической генерации процессных графических диаграмм (см. рис. 2).

В противоположность этому обычный подход подразумевает разработку графических процессных диаграмм, в результате чего 80%-90% времени специалистов по описанию процессов используется не очень продуктивно и, как правило, уходит на выравнивание и оптимальное расположение на схеме процесса графических объектов и связей между ними.

На практике в качестве программного инструментария, поддерживающего технологии простого "вертикального" описания и текстового ввода, консалтинговая компания БИТЕК использует разработанную ею систему бизнес-моделирования Бизнес-инженер.

 Рисунок 2. Упрощенный текстовый ввод информации о процессе в программный продукт бизнес-моделирования и автоматическое формирование графических диаграмм

Рисунок 2. Упрощенный текстовый ввод информации о процессе в программный продукт
бизнес-моделирования и автоматическое формирование графических диаграмм

План проекта по быстрому описанию бизнес-процессов

Типовой проект по быстрому описанию процессов имеет на выходе следующие результаты:

1. Бизнес-модель компании в электронном виде, включающая:

  • описание бизнес-процессов компании;
  • описание организационной структуры компании;
  • описание распределения ответственности за бизнес-процессы.

2. Процессные и структурные регламентирующие документы, автоматически сгенерированные на основе электронной бизнес-модели:

  • положение о процессной системе управления;
  • положения о бизнес-процессах (для выбранных процессов);
  • положение об организационной структуре;
  • положения о структурных подразделениях (для выбранных подразделений);
  • должностные инструкции (для выбранных должностей).

Типовой план проекта по быстрому описанию бизнес-процессов состоит из трех этапов, перечень которых с указанием результатов и сроков приведен в табл. 1.

Таблица 1. Этапы, результаты и сроки проекта по быстрому описанию процессов

Этап

Результаты

Сроки реализации

I.

Идентификация и выделение процессов компании верхнего уровня

  • Дерево процессов верхнего уровня (содержащее 15-25 основных, обеспечивающих и управленческих процессов).
  • Схема организационной структуры компании верхнего уровня.
  • Матрица распределения ответственности за процессы компании верхнего уровня.

До 1 недели

Точный срок определяется исходя из размеров компании и сложности работ.

II.

Описание процессов до уровня должностей

  • Деревья процессов до уровня должностей (15-25 деревьев для выбранных процессов).
  • Схема организационной структуры до уровня должностей.
  • Матрицы распределения ответственности за процессы до уровня должностей (15-25 матриц для выбранных процессов).
  • Рекомендации по совершенствованию процессно-организационной модели компании.

1-1,5 месяца

Точный срок определяется исходя из количества выбранных для описания бизнес-процессов верхнего уровня, глубины их описания, размеров компании и сложности работ.

III.

Разработка процессных и структурных регламентирующих документов

  • Положение о процессной системе управления.
  • Положения о бизнес-процессах (15-25 положений для выбранных процессов).
  • Положение об организационной структуре.
  • Положения о структурных подразделениях (количество положений соответствует количеству выбранных подразделений).
  • Должностные инструкции (количество соответствует количеству выбранных должностей).

До 1 недели

Регламенты формируются автоматически при помощи системы бизнес-моделирования Бизнес-инженер.

Итого:

1-2 месяца

Результаты I, II и III этапов в виде прописанных бизнес-процессов и соответствующих им регламентов представляются в виде отчета в формате MS Word, а также в виде электронной бизнес-модели.

Для дальнейшей работы с электронной бизнес-моделью - просмотра, актуализации и автоматической генерации на ее основе различных процессных и структурных регламентирующих документов, можно использовать систему бизнес-моделирования Бизнес-инженер.

В случае дополнительных требований типовой проект по быстрому описанию процессов может быть дополнен описанием таких важных процессных элементов как:

  • информационные системы, используемые для автоматизации бизнес-процессов;
  • ключевые показатели бизнес-процессов - KPI(bp);
  • знания и компетенции, необходимые для выполнения процессов;
  • и т.д.

Опыт применения технологий быстрого описания процессов в компаниях

В период с 1996 по 2009 гг. технологии быстрого описания бизнес-процессов были успешно применены для совершенствования и повышения эффективности бизнеса в сотнях российских и западных компаний. В большинстве случаев эти компании смогли эффективно применить технологии быстрого описания самостоятельно, силами внутренних специалистов при минимальном привлечении внешних консультантов.

В этих проектах внешним консультантам в большинстве случаев отводилось решение таких задач как:

  • обучение внутренних специалистов компании технологиям быстрого описания;
  • программное оснащение и поддержка проекта;
  • организационно-методическая поддержка проекта, аудит и контроль промежуточных и конечных результатов.

Перечень компаний, в которых были применены технологии быстрого процессного описания в рамках консультационной практики консалтинговой компании БИТЕК, можно посмотреть на сайте компании БИТЕК в разделе Опыт работы.


Версия для печати

Rambler's Top100
Яндекс.Метрика
Информационный портал

Содержит более 3 000 инфор-
мационных и методических материалов по менеджменту, примеров бизнес-моделей, процессов и показателей (KPI), а также слайдов семинаров.

Перечень материалов

Войти на портал

Ближайшие семинары

23-24 июля, г. Москва
"Анализ и оптимизация оргструктуры. Повышение организационной эффективности и производительности труда" Подробнее >>

26-27 июля, г. Москва
"Разработка стратегических целей (BSC) и ключевых показателей (KPI). Построение системы мотивации на основе KPI." Подробнее >>

27-28 августа, г. Москва "Технологии и стандарты описания и оптимизации бизнес-процессов. Разработка регламентов." Подробнее >>

29 августа, г. Москва
"Функционально-стоимостной анализ бизнес-процессов (ФСА). Расчет трудозатрат и численности персонала." Подробнее >>

4-5 октября, г. Москва
"Бизнес-процессы банка: описание, анализ, оптимизация. Разработка регламентов." Подробнее >>

+7 (495) 788-72-47   info@betec.ru
 Консалтинг Консалтинговые услуги Презентации и примеры  Семинары и тренинги Темы семинаров и тренингов Расписание семинаров Корпоративные семинары Дистанционные курсы Презентации семинаров Книга "Секреты успешных пр..."  Программные продукты Бизнес-инженер График-студио Лайт  бесплатно Business Studio Microsoft Visio ARIS-конвертация Графические схемы процессов Бизнес-анализ Бизнес-модели и решения Партнерские программы  Магазин процессов О магазине бизнес-процессов Каталог процессов и стоимость Нотации описания процессов  Решения Решения для Банков Решения для ВУЗов Стратегия и BSC/KPI Бизнес-процессы Оргструктура HR-инжиниринг Качество Проекты


Подписка на новостную рассылку
Введите Ваш e-mail:

Наш адрес:
127106, г. Москва
ул. Гостиничная, д.3, офис 318
тел. +7 (495) 788-72-47
e-mail: info@betec.ru

Copyright © 2001-2018
БИТЕК (Бизнес-инжиниринговые технологии)


Новости компании БИТЕК Информация о компании БИТЕК Публикации компании БИТЕК Партнерская программа компании БИТЕК Контактная информация

Консалтинговые проекты