Область применения технологии быстрого описания бизнес-процессов

Технология быстрого описания процессов (БОП) предназначена для одновременного описания всех или большого количества процессов предприятия в короткие сроки и с минимальными затратами, включающими в себя:

• временные и финансовые затраты, связанные с работой внутренних специалистов по описанию процессов;
• стоимость приобретения и использования программных средств бизнес-моделирования;
• стоимость привлечения внешних консультантов к работам по описанию деятельности организации.

Так как объем работ по описанию бизнес-процессов сильно не зависит от размеров компании, то решение данной задачи становится наиболее проблематичным для компаний малого бизнеса. Причина этого в том, что, как правило, малый бизнес начинает испытывать большую потребность в формализации и описании своей деятельности по мере роста и развития, но не способен, в отличие от среднего и крупного бизнеса, выделить на эту задачу необходимые ресурсы, в частности, финансовые.

Практический опыт применения технологии быстрого описания процессов в российских и западных компаниях в период с 1996 по 2009 гг. показал ее эффективность, в особенности для компаний малого бизнеса.

Содержание технологии быстрого описания бизнес-процессов

Основой технологии быстрого описания процессов является использование двух инструментариев: методологического и программного.

Методологический инструментарий основан на использовании упрощенной методики описания процессов по сравнению с обычными современными методологиями бизнес-моделирования. В рамках последних описываются такие элементы процесса как:

• перечень подпроцессов и их вертикальная иерархия;
• входы и выходы подпроцессов, представляющие информационные и материальные потоки;
• последовательность подпроцессов.

В этом случае процессная модель наряду с вертикальными иерархическими связями содержит горизонтальные потоки между подпроцессами, составляющими процесс. Такой подход процессного моделирования часто называют "горизонтальным" описанием деятельности (см. рис. 1), а по причине того, что он требует большого времени и трудозатрат, его еще называют "сложным".

Рисунок. 1. Вертикальное и горизонтальное описание бизнес-процессов

В упрощенной методологии моделирования процессов используется "вертикальное" описание, при котором описываются только перечень подпроцессов и их вертикальная иерархия. Техника "вертикального" описания на порядок более быстрая и менее трудозатратная по сравнению с техникой "горизонтального" описания.

Программный аспект быстрого описания основан на упрощенном текстовом вводе информации о процессе в программный продукт, используемый для описания бизнес-процессов, и автоматической генерации процессных графических диаграмм (см. рис. 2).

В противоположность этому обычный подход подразумевает разработку графических процессных диаграмм, в результате чего 80%-90% времени специалистов по описанию процессов используется не очень продуктивно и, как правило, уходит на выравнивание и оптимальное расположение на схеме процесса графических объектов и связей между ними.

На практике в качестве программного инструментария, поддерживающего технологии простого "вертикального" описания и текстового ввода, консалтинговая компания БИТЕК использует разработанную ею систему бизнес-моделирования Бизнес-инженер.

Рисунок 2. Упрощенный текстовый ввод информации о процессе в программный продукт
бизнес-моделирования и автоматическое формирование графических диаграмм

План проекта по быстрому описанию бизнес-процессов

Типовой проект по быстрому описанию процессов имеет на выходе следующие результаты:

1. Бизнес-модель компании в электронном виде, включающая:

• описание бизнес-процессов компании;
• описание организационной структуры компании;
• описание распределения ответственности за бизнес-процессы.

2. Процессные и структурные регламентирующие документы, автоматически сгенерированные на основе электронной бизнес-модели:

• положение о процессной системе управления;
• положения о бизнес-процессах (для выбранных процессов);
• положение об организационной структуре;
• положения о структурных подразделениях (для выбранных подразделений);
• должностные инструкции (для выбранных должностей).

Типовой план проекта по быстрому описанию бизнес-процессов состоит из трех этапов, перечень которых с указанием результатов и сроков приведен в табл. 1.

Таблица 1. Этапы, результаты и сроки проекта по быстрому описанию процессов

№	Этап	Результаты	Сроки реализации
I.	Идентификация и выделение процессов компании верхнего уровня	Дерево процессов верхнего уровня (содержащее 15-25 основных, обеспечивающих и управленческих процессов). Схема организационной структуры компании верхнего уровня. Матрица распределения ответственности за процессы компании верхнего уровня.	До 1 недели Точный срок определяется исходя из размеров компании и сложности работ.
II.	Описание процессов до уровня должностей	Деревья процессов до уровня должностей (15-25 деревьев для выбранных процессов). Схема организационной структуры до уровня должностей. Матрицы распределения ответственности за процессы до уровня должностей (15-25 матриц для выбранных процессов). Рекомендации по совершенствованию процессно-организационной модели компании.	1-1,5 месяца Точный срок определяется исходя из количества выбранных для описания бизнес-процессов верхнего уровня, глубины их описания, размеров компании и сложности работ.
III.	Разработка процессных и структурных регламентирующих документов	Положение о процессной системе управления. Положения о бизнес-процессах (15-25 положений для выбранных процессов). Положение об организационной структуре. Положения о структурных подразделениях (количество положений соответствует количеству выбранных подразделений). Должностные инструкции (количество соответствует количеству выбранных должностей).	До 1 недели Регламенты формируются автоматически при помощи системы бизнес-моделирования Бизнес-инженер.
Итого:			1-2 месяца

Результаты I, II и III этапов в виде прописанных бизнес-процессов и соответствующих им регламентов представляются в виде отчета в формате MS Word, а также в виде электронной бизнес-модели.

Для дальнейшей работы с электронной бизнес-моделью - просмотра, актуализации и автоматической генерации на ее основе различных процессных и структурных регламентирующих документов, можно использовать систему бизнес-моделирования Бизнес-инженер.

В случае дополнительных требований типовой проект по быстрому описанию процессов может быть дополнен описанием таких важных процессных элементов как:

• информационные системы, используемые для автоматизации бизнес-процессов;
• ключевые показатели бизнес-процессов - KPI(bp);
• знания и компетенции, необходимые для выполнения процессов;
• и т.д.

Опыт применения технологий быстрого описания процессов в компаниях

В период с 1996 по 2009 гг. технологии быстрого описания бизнес-процессов были успешно применены для совершенствования и повышения эффективности бизнеса в сотнях российских и западных компаний. В большинстве случаев эти компании смогли эффективно применить технологии быстрого описания самостоятельно, силами внутренних специалистов при минимальном привлечении внешних консультантов.

В этих проектах внешним консультантам в большинстве случаев отводилось решение таких задач как:

• обучение внутренних специалистов компании технологиям быстрого описания;
• программное оснащение и поддержка проекта;
• организационно-методическая поддержка проекта, аудит и контроль промежуточных и конечных результатов.

Перечень компаний, в которых были применены технологии быстрого процессного описания в рамках консультационной практики консалтинговой компании БИТЕК, можно посмотреть на сайте компании БИТЕК в разделе Опыт работы.

Версия для печати