Решаемые задачи с помощью Бизнес-студио
1. Постановка целей, формализация и контроль выполнения стратегии
Цели, которые ставит перед бизнесом собственник, являются отправной точкой для разработки стратегии развития. В стратегии выбираются виды деятельности, рынки и формулируются те ключевые конкурентные преимущества, за счет которых компания должна добиться успеха. Важно понимать, что стратегия может быть успешно реализована только тогда, когда ее понимают сотрудники компании. Описывая стратегию в более или менее упорядоченной форме, мы повышаем вероятность ее успешной реализации. Хорошо зарекомендовавшим себя инструментом представления процесса реализации стратегии в понятной форме является сбалансированная система показателей ССП (Balanced ScoreCard, BSC), разработанная Робертом Капланом и Дейвидом Нортоном.
Сбалансированная система показателей – это система стратегического управления компанией на основе измерения и оценки ее эффективности по набору оптимально подобранных показателей, отражающих все аспекты деятельности организации, как финансовые, так и нефинансовые.
Business Studio позволяет провести формализацию своей стратегии, выделить и зафиксировать в стратегической карте дерево целей компании, разработать показатели достижения этих целей. Показатели для наглядности могут быть размещены на диаграмме стратегической карты. Для каждого показателя задаются целевое значение и дата, к которой нужно его достигнуть, а также план достижения в разбивке по выбранному периоду измерения. Важной возможностью системы является то, что она обеспечивает не только разработку, но и контроль достижения целей посредством сбора значений показателей с ответственных за их заполнение сотрудников. Business Studio предоставляет различные возможности для сбора значений показателей:
- Заполнение значений на личной странице в Business Studio Portal c автоматической загрузкой в базу данных;
- Автоматическая рассылка сотрудникам отчетов для заполнения в формате Microsoft Excel по e-mail с автоматической загрузкой в базу данных;
- Внесение показателей пользователем непосредственно в систему в соответствии с правами с помощью модуля Cockpit.
Руководители компании получают возможность контролировать текущие значения показателей, а также оценивать их динамику с помощью набора специальных отчетов, которые они могут:
- Просмотреть на корпоративном сайте компании, сформированном с помощью Business Studio Portal;
- Сформировать самостоятельно в системе Business Studio;
- Получить от сотрудника в виде файла Microsoft Word.
Специально для ввода, просмотра, контроля и анализа информации разработана редакция Business Studio с ограниченным функционалом - дополнительный модуль Cockpit (подробнее о дополнительных компонентах системы).
Подробно о методике построения ССП, формализации стратегии и контроле ее выполнения с помощью Business Studio
2. Моделирование и оптимизация бизнес-процессов
Определив и формализовав стратегию, можно перейти к созданию модели бизнес-процессов компании. То есть определить ту деятельность, которую компания должна осуществлять для реализации стратегии и достижения поставленных целей.
Business Studio позволяет построить как комплексную иерархическую модель деятельности компании, так и описать ряд отдельных процессов. Для этого в распоряжение бизнес-аналитика предоставляются наиболее популярные и удобные нотации моделирования: IDEF0, Процедура (Cross Functional Flowchart), BPMN 2.0, Процесс (Basic Flowchart), EPC (Event Driven Process Chain)
Нотацию IDEF0 целесообразно использовать для построения иерархической модели бизнес-процессов верхнего уровня, а нотации Процедура, BPMN 2.0, Процесс и EPC - для моделирования процессов нижнего (операционного) уровня. Business Studio позволяет менять нотацию моделирования при переходе с описания процессов верхнего уровня к описанию процессов нижнего уровня.
Для процесса можно определить: Владельца процесса, Исполнителей процесса, требования к срокам выполнения, используемые документы и ряд других параметров. Сочетание наглядных графических нотаций и параметров процессов обеспечивает необходимую полноту описания бизнес-процессов и позволяет выпустить действительно полезную регламентирующую документацию.
После описания модели бизнес-процессов «как есть» или проектирования новых бизнес-процессов можно оценить время и стоимость выполнения процессов. Для этого используются методики имитационного моделирования и функционально-стоимостного анализа (ФСА). Имитационное моделирование позволяет смоделировать пошаговое выполнение процесса, таким образом в результате проведения ряда экспериментов можно оценить среднее значение и разброс времени выполнения процесса. А задав для каждого процесса используемые количественные и временные ресурсы в соответствии с методикой ФСА, с помощью Business Studio можно рассчитать среднюю стоимость выполнения процесса и ее разброс. Возможность получать не только среднее значение, а весь диапазон значений и частоту их возникновения позволяет бизнес-аналитику получить в свои руки инструмент для тонкой настройки процесса.
Если полученные значения не устраивают бизнес-аналитика или владельца процесса - необходимо перепроектировать бизнес-процесс (оптимизировать или провести реинжиниринг), запустить процедуру имитационного моделирования и оценить новые значения времени и стоимости. Всю полученную в результате имитации статистическую информацию можно сохранить и вызвать на просмотр в любой момент.
Для каждого процесса можно определить набор ключевых показателей результативности KPI. В качестве KPI можно использовать показатели из ССП или создать новые.
Подробно о методике проектирования модели системы управления
Подробно о методике функционально-стоимостного анализа и имитационного моделирования
3. Проектирование: организационная структура предприятия и штатное расписание
Организационная структура предприятия
Организационная структура предприятия является результатом распределения обязанностей (зон компетенции, полномочий и ответственности) за выполнение спроектированных бизнес-процессов. Система Business Studio позволяет сформировать иерархическую организационную структуру как в справочнике, так и непосредственно на организационной диаграмме. В системе есть возможность созать организационную структуру компании, штатное расписание, назначить Владельцев и Исполнителей бизнес-процессов и сформировать организационную диаграмму. Результатом формирования организационной структуры являются документы:
- Положения о подразделениях, фиксирующие место подразделения в организационной структуре, его права и обязанности, взаимодействие с другими подразделениями и показатели для оценки эффективности его деятельности
- Должностные инструкции специалистов компании.
Наиболее часто встающий перед бизнес-аналитиком вопрос организации труда – а сколько специалистов той или иной должности должно быть в подразделении? Business Studio на основе информации о занятости должности в бизнес-процессах рассчитывает рекомендуемое количество специалистов. Полученное значение бизнес-аналитик заносит в свойства должности и окончательно формирует штатное расписание. Количество специалистов в соответствии со штатным расписанием можно вывести на диаграмму «организационная структура поздразделения», а также в Положение о подразделении.
4. Формирование и распространение регламентирующей документации
Чтобы воплотить в жизнь идеи, заложенные в бизнес-архитектуре, необходимо донести их до сотрудников в понятном для них виде. Это осуществляется посредством создания пакета регламентирующих документов, содержащих в себе всю важную информацию для эффективного выполнения сотрудниками своей работы. Business Studio кардинально снижает трудоемкость этого шага, автоматически формируя все основные регламентирующие документы организации:
- стратегическая карта;
- регламенты бизнес-процессов и процедур;
- положения о подразделениях;
- должностные инструкции;
- документооборот.
Документы формируются на основе спроектированных элементов бизнес-архитектуры: целей, бизнес-процессов, организационной структуры и т.д. Любое изменение в бизнес-архитектуре автоматически отражается в регламентирующих документах, поэтому комплект документации всегда поддерживается в актуальном состоянии.
Использование в Business Studio стандартизированных шаблонов позволяет оформить всю документацию в едином стиле. Также предусмотрена удобная возможность создания собственных форм документов при помощи Мастера отчетов. Мастер отчетов позволяет сформировать практически любые документы, соответствующие привычкам и предпочтениям сотрудников компании.
При внесении изменений в бизнес-архитектуру Business Studio предоставляет широкий спектр возможностей для обновления базы знаний компании, поэтому работать по новым правилам можно практически сразу после их утверждения.
Для обеспечения доступа сотрудников к регламентирующей документации система позволяет сформировать:
- Business Studio Portal - интернет-портал, позволяющий сотрудникам из любой точки мира обращаться к базе знаний компании, содержащей всю необходимую для работы регламентирующую документацию. Portal поддерживает разграничение прав доступа, полнотекстовый поиск и систему гиперссылок между документами, это делает работу с ним быстрой и комфортной для сотрудников.
- HTML-публикацию. Это HTML-версия пакета регламентирующих документов, предназначенная для размещения на внутреннем портале организации. HTML-публикация позволяет проводить быстрый поиск и анализ информации благодаря поддержке гиперссылок между документами.
- Пакет документов в формате Microsoft Word для печати, передачи и ознакомления под роспись сотрудниками предприятия. (Посмотреть образцы).
5. Построение системы менеджмента качества
Business Studio позволяет разработать, внедрить и подготовить к сертификации систему управления в соответствии с требованиями стандартов ISO (ISO 9001, ISO 14001 и других).
| Этапы разработки и внедрения | Реализация с помощью Business Studio |
| Разработка целей в области качества | Формирование дерева целей и показателей их достижения.Построение стратегической карты. |
| Идентификация и описание основных и вспомогательных процессов | Графическое описание процессов в нотациях IDEF0, Процесс (Basic Flowchart), Процедура (Cross Functional Flowchart), BPMN 2.0 и EPC (Event Driven Process Chain). Описание свойств процессов, включая определение Владельца, Исполнителей и Участников процесса. |
| Разработка показателей процессов | Разработка показателей и закрепление их за соответствующими процессами. |
| Разработка документации СМК | Автоматическое формирование Матриц ответственности, Руководства по качеству, Регламентов процессов, Должностных инструкций и Положений о подразделениях. |
| Ознакомление персонала с документацией | Распространение документов:
|
| Поддержание документации СМК в актуальном состоянии | Отражение изменений и переформирование документации. |
| Сбор результатов измерений | Регистрация фактических значений показателей. Оперативное внесение сообщений о несоответствиях, обнаруженных в результате проведения внутренних аудитов, мониторинга процесса, а также по претензиям потребителей или сотрудников подразделений. Импорт из файлов в формате MS Excel или использование модуля Cockpit. |
| Планирование и проведение внутренних аудитов | Планирование аудитов, регистрация результатов их проведения и формирование отчетов. |
| Анализ данных | Анализ текущих значений показателей и динамики их изменений. Построение гистограмм для получения наглядного представления о динамике процесса. Построение контрольных карт, позволяющих отслеживать состояние процесса во времени. Анализ несоответствий, их последствий и причин возникновения по методике FMEA с применением диаграммы Исикавы. |
| Разработка корректирующих и предупреждающих действий и устранение несоответствий | Регистрация разработанных мероприятий и построение планов корректирующих и предупреждающих действий. |
| Улучшение | Осуществление в цикле сбора информации, ее анализа и выработки решения для оптимизации процессов и улучшения системы управления компанией в целом и частности системы менеджмента качества. |
| Подготовка к сертификации и сертификация | Возможность оперативно предоставить аудитору актуальной информации непосредственно в Business Studio, HTML-публикации или в Business Studio Portal. |
Подробно о методике разработки СМК
6. Разработка технического задания на внедрение информационных систем
На сегодняшний день автоматизация является одним из самых распространенных способов повышения эффективности бизнес-процессов компании. Автоматизация позволяет кардинально снизить время выполнения операций, повысить скорость передачи информации между исполнителями, а также уменьшить количество допускаемых ошибок.
Основная задача при внедрении информационных систем (ИС) - обеспечить наилучшее соответствие применяемых систем бизнес-процессам компании. Business Studio позволяет спланировать автоматизацию бизнес-процессов: сформировать реестр функций информационных систем, указать функции информационных систем, поддерживающие выполнение бизнес-процессов. Те функции, которые еще не реализованы или отсутствуют в информационной системе, получают специальный признак.
Вся информация о необходимой автоматизации фиксируется в документе "Техническое задание на создание информационной системы". Оно квлючает в себя следующие разделы:
- Описание автоматизируемых бизнес-процессов организации, используемые в них функции ИС
- Перечень необходимой функциональности ИС
- Перечень будущих рабочих мест пользователей ИС
- Перечень необходимых отчетов, которые должны формироваться в ИС
Техническое задание, при необходимости, дополняется другими разделами, и передается ИТ-службе.
Контактная информация:
По вопросам приобретения Business Studio, а также за дополнительной информацией Вы можете обращаться по
тел. (495) 788-72-47 или
e-mail: bs@betec.ru
